Kết nối thanh toán xuyên biên giới – 7 lưu ý sống còn cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu phát triển mạnh, việc kết nối thanh toán xuyên biên giới không chỉ là yêu cầu kỹ thuật, mà còn là nền tảng sống còn giúp doanh nghiệp giao thương suôn sẻ. Tuy nhiên, quá trình triển khai lại không hề đơn giản. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp Việt xây dựng kết nối an toàn, hiệu quả và bền vững.

Lưu ý 1: Hiểu rõ thanh toán xuyên biên giới là gì

Thanh toán xuyên biên giới là việc người mua và người bán sinh sống ở hai vùng lãnh thổ khác nhau, thực hiện giao dịch chuyển tiền – nhận tiền vượt ra ngoài giới hạn quốc gia. 

Về mặt kỹ thuật, đây không chỉ là “chuyển tiền từ A sang B”, mà là một chuỗi xử lý phức tạp liên quan đến ngân hàng, tổ chức tài chính và các bên trung gian ở nhiều quốc gia. Nắm rõ cơ chế vận hành của dòng tiền từ khách hàng quốc tế về đến doanh nghiệp mình sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát tình hình và dự đoán chi phí.

>> Xem thêm: Thanh toán xuyên biên giới là gì? Tất tần tật những điều doanh nghiệp cần biết

Lưu ý 2: Tuân thủ pháp lý quốc gia

Quy định pháp lý là một trong những rào cản lớn nhất của hoạt động thanh toán xuyên biên giới. Mỗi quốc gia lại có những yêu cầu pháp lý riêng nhằm kiểm soát tài chính, bao gồm nội dung về thuế, báo cáo và giấy phép chuyển tiền quốc tế. Nhiều doanh nghiệp Việt, đặc biệt là SMEs, thường xem nhẹ yếu tố này dẫn đến tình huống bị giữ tiền, phạt hành chính hoặc mất quyền truy cập tài khoản quốc tế.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định ngoại hối và chống rửa tiền (AML) sẽ giúp doanh nghiệp vận hành bền vững và duy trì uy tín khi làm việc với đối tác quốc tế.

Doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra quy định của cả hai bên (Việt Nam và quốc gia đối tác)
• Lưu trữ hồ sơ giao dịch, hóa đơn và hợp đồng để phục vụ đối soát và kiểm toán
• Chọn đơn vị thanh toán được cấp phép chính thức tại Việt Nam – ví dụ như AppotaPay, giúp doanh nghiệp yên tâm về mặt pháp lý.

Lưu ý 3: Đặt bảo mật lên hàng đầu

Khi dòng tiền di chuyển qua nhiều quốc gia và tổ chức trung gian, mỗi điểm chạm là một điểm rủi ro. Một vụ rò rỉ dữ liệu hay tấn công gian lận không chỉ gây thiệt hại tài chính, mà còn khiến doanh nghiệp mất niềm tin của khách hàng quốc tế.

Vì vậy, bảo mật phải được xem là yếu tố cốt lõi, không phải tính năng tùy chọn. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống thanh toán mình đang áp dụng:

• Tuân thủ đầy đủ các chuẩn bảo mật
• Áp dụng mã hóa dữ liệu và xác thực giao dịch đa lớp
• Có cơ chế phát hiện giao dịch bất thường theo thời gian thực

Lưu ý 4: Kiểm soát chi phí và tỷ giá

Khác với giao dịch trong nước, giao dịch xuyên biên giới có cấu trúc phí phức tạp. Một giao dịch tưởng chừng nhỏ cũng có thể ngốn hàng loạt chi phí của doanh nghiệp: phí chuyển tiền, phí trung gian, phí quy đổi, và chênh lệch tỷ giá. Nếu không có kế hoạch kiểm soát, doanh nghiệp có thể mất từ 3–5% lợi nhuận bởi các loại phí ngầm này.

Vì vậy, việc theo dõi và tối ưu chi phí là bước bắt buộc, giúp doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh và biên lợi nhuận ổn định trong thị trường toàn cầu nhiều biến động.

Để tối ưu, doanh nghiệp nên:

• So sánh cấu trúc phí rõ ràng: Một số đối tác tính phí theo phần trăm, số khác tính theo gói cố định
• Theo dõi tỷ giá thực tế: Nhiều tổ chức áp tỷ giá cao hơn 1–2% so với thị trường, làm giảm đáng kể lợi nhuận
• Tận dụng công cụ thanh toán đa tiền tệ: Giúp doanh nghiệp giữ tiền trong tài khoản ngoại tệ mà chưa cần quy đổi ngay, tránh trượt giá

Lưu ý 5: Lựa chọn hệ thống có khả năng tích hợp linh hoạt và theo dõi thời gian thực

Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi lựa chọn hạ tầng thanh toán không tương thích với hệ thống bán hàng hoặc hệ thống quản trị đang sử dụng. Kết quả là, doanh nghiệp buộc phải đối soát thủ công, dễ dẫn tới sai lệch số liệu và mất thời gian kiểm tra từng giao dịch. Rủi ro này thậm chí càng lớn đối với các giao dịch quốc tế. 

Trước thực tế này, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống đáp ứng các yêu cầu:

• Có API mở, dễ tích hợp với website, ứng dụng, CRM hoặc hệ thống ERP
• Cung cấp dashboard theo dõi thời gian thực, giúp kiểm tra tình trạng thanh toán, tỷ lệ lỗi, doanh thu theo thị trường
• Có bộ lọc phân tích dữ liệu giao dịch để tối ưu hiệu suất và trải nghiệm khách hàng

Lưu ý 6: Liên tục theo dõi hiệu quả

Kết nối thanh toán xuyên biên giới không chỉ dừng lại ở một bước. Tỷ giá ngoại hối và quy định pháp lý của các quốc gia liên tục thay đổi theo thời gian, buộc doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi để có phương án điều chỉnh sao cho phù hợp.

Bên cạnh các yếu tố thị trường bên ngoài, doanh nghiệp cũng cần kiểm soát dữ liệu nội bộ, bao gồm tỷ lệ giao dịch thành công, thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn tiền và chi phí bình quân của giao dịch. Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ biết được hệ thống thanh toán nước ngoài của mình đã hiệu quả chưa, cần tối ưu không và tối ưu theo hướng nào.

>> Xem thêm: “Bỏ túi” 5 cổng thanh toán quốc tế cho chủ shop online, doanh nghiệp thương mại điện tử

Lưu ý 7: Chọn đúng đối tác trung gian thanh toán

Hoạt động thanh toán xuyên biên giới bị ảnh hưởng nhiều bởi các điều luật và quy định giữa các quốc gia. Không phải đơn vị nào cũng được cấp quyền và đủ năng lực để triển khai. 

Để đảm bảo mỗi giao dịch quốc tế của doanh nghiệp bạn đều minh bạch, an toàn và hợp pháp, hãy cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ:

• Nhà cung cấp có giấy phép chuyển tiền quốc tế không?
• Nhà cung cấp hỗ trợ các đơn vị tiền tệ nào, cung cấp dịch vụ ở các thị trường nào?
• Nhà cung cấp hỗ trợ những phương thức thanh toán nào? Có phù hợp với khách hàng nước ngoài không?
• Khả năng xử lý rủi ro và đối soát ra sao?

Theo nghiên cứu, một đối tác thanh toán uy tín giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian nhận tiền từ vài ngày xuống chỉ vài giờ, đồng thời giảm tới 5-10% chi phí xử lý giao dịch.

Là đối tác uy tín hoạt động dưới Giấy phép trung gian thanh toán của Ngân hàng Nhà nước, AppotaPay hiện đang cung cấp giải pháp thanh toán xuyên biên giới, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển – nhận tiền đa quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả:

• Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán, đáp ứng thói quen chi trả riêng của khách hàng từng quốc gia
• Đạt chuẩn bảo mật PCI-DSS level 1 – cấp độ cao nhất
• Đội ngũ chuyên gia am hiểu quy định pháp lý, đảm bảo quy trình thanh toán minh bạch, hợp pháp cho doanh nghiệp
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, tài liệu hướng dẫn tiếng Việt. Doanh nghiệp sẽ luôn được đồng hành xuyên suốt quá trình sử dụng dịch vụ

Liên hệ AppotaPay để nhận tư vấn và bắt đầu hành trình tăng trưởng doanh thu quốc tế NGAY HÔM NAY:

• Hotline: 19000 6004
• Email: biz@appotapay.com