Bạn có biết, để vận hành một điểm bán hàng với hệ thống POS thì cần phải trang bị đủ 5 thiết bị bao gồm: máy quẹt thẻ, máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và khay đựng tiền. Hoàn toàn khác so với tưởng tượng của bạn đúng không nào?
Một số người suy nghĩ đơn giản rằng chỉ cần chuẩn bị nguyên máy quẹt thẻ và máy tính tiền là xong. Nhưng không, hệ thống POS muốn hoạt động trơn tru thì cần phải có 5 thiết bị cơ bản.
Contents
1. Máy POS quẹt thẻ/mã QR
Máy POS quẹt thẻ (có thể quét mã QR) là thiết bị thanh toán cầm tay có chức năng thực hiện các giao dịch thanh toán bằng thẻ ATM hoặc mã QR hoặc cả 2 hình thức (ở máy SmartPOS).
Máy POS cầm tay được chia thành 3 loại, đó là:
- Máy POS truyền thống: Chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ.
- Máy POS di động (Mobile POS): Chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ và có thể mã QR.
- Máy POS thông minh (SmartPOS): Chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng và mã QR.
Cách thức vận hành
Bước 1: Nhân viên nhập số tiền vào máy POS.
Bước 2: Khách hàng sẽ quẹt thẻ hoặc mã QR (tương thích với mạng lưới ngân hàng liên kết của merchant) để thanh toán.
Bước 3: Số tiền giao dịch sẽ chuyển trực tiếp từ tài khoản khách hàng sang tài khoản của merchant đối với thanh toán hóa đơn một lần.
Với giao dịch trả góp bằng thẻ tín dụng, dòng tiền sẽ đi từ ngân hàng tới đơn vị cung cấp dịch vụ POS rồi tới merchant. Khách hàng sẽ trả góp tiền vay trước cho ngân hàng cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng.
Với các loại máy SmartPOS đời mới tích hợp nhiều phần mềm quản lý bán hàng (quản lý tồn kho, thống kê, báo cáo hàng hóa và doanh thu,…) giúp merchant dễ dàng theo dõi các hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi.
2. Máy tính tiền (Cash register)
Máy tính tiền là thiết bị có vai trò ghi nhận đơn hàng, tính tổng tiền hóa đơn, số tiền nhận về và tiền thừa (nếu có) cho khách hàng. Máy tính tiền khá giống như một máy tính để bàn mini với một màn hình chữ nhật, có giá đỡ. Đặc biệt, đa số máy sử dụng màn hình cảm ứng giúp người dùng dễ dàng tương tác.
Máy POS tính tiền thường kết nối với máy đọc mã vạch và máy in hóa đơn, giúp nhân viên thu ngân dễ dàng thống kê số lượng sản phẩm, tổng tiền hàng hóa và xuất hóa đơn cho khách hàng.
Máy tính tiền thường được lắp đặt cố định ở quầy thu ngân để nhân viên tiếp nhận đơn hàng và thanh toán cho khách hàng.
3. Khay đựng tiền
Khay đựng tiền là một hộp ngăn kéo bằng nhựa hoặc sắt, thường được lắp đặt phía dưới máy tính tiền. Khay được chia thành nhiều ngăn, mỗi ngăn đựng các mệnh giá khác nhau để nhân viên dễ dàng gửi tiền thừa lại khách hàng.
Hiện nay, khay đựng tiền thường được tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng, chỉ tự động bật mở khi có lệnh thanh toán, giúp đảm bảo an toàn tiền mặt cho cửa hàng.
4. Máy in hóa đơn
Máy in hóa đơn là thiết bị chuyên in hóa đơn giấy cho khách hàng. Trong hóa đơn sẽ có các thông tin như: mặt hàng/dịch vụ, số lượng, giá thành, thời điểm, địa điểm thanh toán, nhân viên thanh toán,…
Nhiều thiết bị SmartPOS hiện đại có tích hợp đầu in hóa đơn giấy và xuất hóa đơn điện tử. Merchant nên đầu tư dạng máy POS này để giảm chi phí mua máy in, tối ưu thời gian cho quy trình thanh toán, mang tới trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
5. Máy quét mã vạch
Máy quét mã vạch là thiết bị giúp quét và giải mã các vạch thành ký hiệu hoặc chữ số, sau đó gửi vào phần mềm ở máy tính tiền để đọc thành tên, giá tiền, số lượng hàng tồn kho của sản phẩm.
Với máy quét mã vạch, nhân viên bán hàng không cần nhớ tất cả giá tiền hàng hóa, tránh được sai sót trong việc thanh toán.
Quy trình thanh toán trong hệ thống POS như thế nào?
Bước 1: Nhân viên dùng máy quét mã để đọc thông tin từ sản phẩm và hiển thị trên màn hình của máy tính tiền.
Bước 2: Nhân viên nhập thêm mã barcode (nếu không nhận diện được mã vạch), nhập voucher, ưu đãi tích điểm khách hàng thân thiết,… để máy tính tiền tính tổng hóa đơn.
Bước 3: Nhân viên thực hiện thanh toán theo hình thức dùng tiền mặt hoặc quẹt thẻ/quét mã QR.
Bước 4: Nhấn in hóa đơn giấy và đưa cho khách hàng khi giao dịch đã thành công
Trên thực tế thì không phải mọi cửa hàng đều trang bị đủ bộ 5 thiết bị POS kể trên. Tùy theo mô hình kinh doanh, chi phí để merchant chọn lọc thiết bị cần thiết cho việc vận hành thanh toán tại điểm bán.
Nguồn bài: Internet
