Hệ thống POS cho nhà thuốc có phần đặc thù nên cần đáp ứng một số tính năng như quản lý tồn kho, quản lý lô hàng và hạn sử dụng, quản lý khách hàng, báo cáo phân tích… thì mới có thể vận hành đúng quy trình.
Contents
Hệ thống POS dựa trên nền tảng đám mây Cloud
Ngày nay hệ thống POS dựa trên nền tảng đám mây (Cloud) đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho các nhà thuốc hiện đại với nhiều ưu điểm như:
– Khả năng đồng bộ dữ liệu tức thì: Mọi thay đổi về thông tin sản phẩm, tồn kho hay giá cả đều được cập nhật ngay lập tức trên tất cả các thiết bị. Dữ liệu được bảo mật trên các máy chủ từ xa giúp giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin do hỏng hóc thiết bị hay các vấn đề về bảo mật tại cửa hàng.
– Quản lý nhà thuốc dễ dàng: Ở bất kỳ đâu, dù là nhiều chi nhánh khác nhau thì chỉ cần có kết nối internet thì đều có thể quản lý tiện lợi, dễ dàng kiểm tra doanh thu, kiểm soát hàng tồn kho, thay đổi giá cả và thực hiện nhiều tác vụ quản lý khác chỉ với vài cú nhấp chuột.
– Tăng cường bảo mật dữ liệu nhờ việc lưu trữ trên các máy chủ được bảo vệ chặt chẽ: Bạn cũng có thể quản lý quyền truy cập của nhân viên để đảm bảo thông tin chỉ được chia sẻ với những người cần thiết.
– Quản lý nhân viên chuyên nghiệp: Mỗi nhân viên sẽ có tài khoản riêng với thông tin đăng nhập và quyền truy cập phù hợp với công việc.
– Kiểm soát hàng tồn kho với báo cáo chi tiết: Hệ thống cũng cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho tại từng thời điểm, giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả và tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng.
– Hỗ trợ quản lý đa cửa hàng: Bạn có thể quản lý hàng tồn kho, giá cả và khuyến mãi đồng bộ cho tất cả các cửa hàng từ một giao diện duy nhất. Nhân viên tại các cửa hàng khác nhau cũng có thể xem thông tin về hàng tồn kho của các cửa hàng khác để hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
Có thể bạn quan tâm:
Tính năng cần có khi lựa chọn hệ thống POS cho nhà thuốc
Việc tìm kiếm một hệ thống POS phù hợp là điều không phải đơn giản vì đây là một ngành đặc thù. Bởi vậy chủ cửa hàng, doanh nghiệp nên ưu tiên các tính năng sau:
Quản lý hàng tồn kho linh hoạt, đáp ứng đặc thù của ngành dược
– Phân loại hàng tồn kho đa dạng: Theo liệu pháp, chuyên khoa, bệnh, thương hiệu,…
– Thông tin chi tiết sản phẩm: Liều lượng, cách thức sử dụng, đơn vị đo (hộp, vỉ, viên,…).
– Quản lý mã vạch riêng biệt: Giúp theo dõi hàng hóa chính xác và nhanh chóng.
– Tính năng đặc trưng sản phẩm: Mô tả chi tiết các đặc điểm riêng biệt của từng loại thuốc.
Quản lý lô hàng và hạn sử dụng
– Phân loại lô hàng: Theo giá, hạn sử dụng, đặc điểm,…
– Báo cáo hàng sắp hết hạn: Cảnh báo kịp thời để tránh lãng phí.
– Điều chỉnh số lượng tồn kho: Theo dõi chính xác số lượng hàng nhập xuất.
Thanh toán tiện lợi, nhanh chóng
– Quét mã vạch nhanh chóng: Giúp nhân viên truy cập thông tin sản phẩm một cách dễ dàng và chính xác.
– Phương thức thanh toán đa dạng: Tiếp nhận thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng và chuyển khoản điện tử.
– Tính năng giữ đơn hàng: Cho phép tạm dừng quá trình thanh toán để phục vụ khách hàng khác.
– Thanh toán trả góp: Hỗ trợ khách hàng mua hàng theo hình thức trả góp linh hoạt.
– Bảo mật tiền mặt: Quản lý và bảo vệ tiền mặt hiệu quả.
– Hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa loại tiền tệ: Phục vụ khách hàng đa dạng.
Hỗ trợ quản lý khách hàng
– Lưu trữ thông tin khách hàng: Bao gồm thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng và đơn thuốc.
– Chương trình khách hàng thân thiết: Tích điểm, tặng quà và ưu đãi cho khách hàng thường xuyên.
– Quản lý thẻ thành viên: Phát hành thẻ thành viên và cung cấp ưu đãi riêng cho khách hàng thành viên.
Quản lý tập trung nhiều cửa hàng
Hệ thống POS hiện đại cho phép bạn quản lý nhiều cửa hàng từ một giao diện duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh số và truy xuất dữ liệu.
Bên cạnh đó, khả năng tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, quản lý doanh nghiệp và tiếp thị giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động và tiết kiệm thời gian.
– Quản lý đa cửa hàng: Theo dõi hiệu suất từng cửa hàng, quản lý hàng tồn kho và nhân sự tập trung.
– Quản lý linh hoạt: Điều chỉnh hàng tồn kho, giá cả, khuyến mãi và quyền truy cập nhân viên cho từng cửa hàng.
– Tích hợp mạnh mẽ: Kết nối với phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh phổ biến như Xero, Tally, QuickBooks, Microsoft Dynamics 365 Business Central.
– Marketing hiệu quả: Tích hợp với nền tảng email marketing như Mailchimp để xây dựng chiến dịch tiếp thị.
Báo cáo và phân tích chi tiết
Hệ thống POS cung cấp các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, thông tin khách hàng,… giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh một cách toàn diện. Một số báo cáo hữu ích:
– Doanh thu theo cửa hàng và ngày: Theo dõi hiệu suất bán hàng từng cửa hàng và từng ngày.
– Lợi nhuận tổng hợp: Đánh giá hiệu quả kinh doanh tổng thể.
– Hàng tồn kho sắp hết hạn: Quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh lãng phí.
– Báo cáo mua hàng: Theo dõi chi phí nhập hàng.
– Thông tin khách hàng: Hiểu rõ hành vi mua hàng của khách hàng.
– Báo cáo tiền mặt hàng ngày: Kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
Trên đây là những tính năng phải có của một hệ thống POS dành cho nhà thuốc mà các chủ cửa hàng/ doanh nghiệp cần biết để đưa ra lựa chọn phù hợp. Hệ thống POS tốt sẽ cung cấp nhiều loại báo cáo chính xác và dễ hiểu, giúp người bán đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn nhất.
Tham khảo thêm từ: Tanhungha
